Wordにおける印刷ミス、特に製本時の「文字が綴じ目に隠れて読めない」というトラブルを防ぐ核心は、「余白（Margins）」と「とじ代（Gutter）」を明確に使い分け、冊子形式の場合は必ず「見開き余白」を設定することにある。単純に左側の余白を広げるだけの手法では、両面印刷時に偶数ページの綴じ位置が逆になり、レイアウトが致命的に崩れる。これを防ぐには、Wordの「ページ設定」ダイアログから、物理的な製本スペースを「とじ代」として独立させて管理するのが、2026年現在のプロフェッショナルな文書作成における正解である。
ビジネス文書や学術報告書、マニュアル作成において、最も多い印刷トラブルの一つが「綴じ部分の可読性低下」だ。ペーパーレス化が進む2026年においても、保存用書類や契約書、製本が必要な資料では、この設定の成否が文書の「信頼性」を左右する。多くのユーザーが「余白を『狭い』に設定したのにはみ出す」「両面印刷すると左右のバランスが不揃いになる」といった悩みを抱えているが、これらはMicrosoft 365（2026年最新版）およびWord 2024/2021のページレイアウト機能を正しく理解することで、確実に解消できる。
1. Wordの余白設定と「とじ代」を正しく設定する標準手順
Wordの既定設定では、A4用紙の余白は上下25.4mm、左右30mm（または20mm）程度であり、「とじ代」は 0mm に設定されている。ホッチキス留めや2穴パンチ、あるいは本格的な製本を行う場合は、以下のステップで「とじ代」を物理的な余白とは別に確保する必要がある。操作名称は Microsoft 365（2026年2月時点の最新ビルド） の表記に基づいている。
ステップ1：「ページ設定」ダイアログボックスを起動する
- 上部のリボンから
レイアウトタブをクリックする。 ページ設定グループの右下にある小さな矢印アイコン（ダイアログボックス起動ツール）をクリックする。- ショートカットキー：
Altキーを押した後にP、S、Pの順にキーを打つことで、マウス操作なしで直接開くことが可能である。
ステップ2：余白と「とじ代」の数値を厳密に指定する
- 「ページ設定」ダイアログの
余白タブが選択されていることを確認する。 とじ代(G)のボックスに、綴じに必要な幅を入力する。標準的なホッチキス留めや2穴パンチの場合は10mm、厚みのある製本の場合は15mm ～ 20mmを確保するのが定石である。とじ代の位置(T)で「左」または「上」を選択する。通常は「左」だが、資料を横向きにして長辺で綴じる（天綴じ）の場合は「上」を指定する。
ステップ3：両面印刷なら「見開き余白」を適用する（重要）
- 「ページ設定」ダイアログ内の「印刷の形式」セクションにある
複数のページ(M)のプルダウンメニューをクリックする。 見開き余白を選択する。これにより、左右の余白の概念が「内側（綴じ側）」と「外側」に切り替わり、偶数ページと奇数ページで綴じ位置が鏡合わせ（対称）に自動計算されるようになる。- この際、
とじ代の位置は自動的に「内側」として固定され、ユーザーによる左右の指定ミスを構造的に排除する仕組みとなっている。 - プレビュー画面で、奇数・偶数ページが交互に表示され、内側の余白が適切に確保されていることを確認し、
OKをクリックする。
2. 失敗しないための具体的な設定基準と互換性
設定を誤ると、文字数や行数が意図せず変動し、図表の位置がズレる原因となる。2026年現在の一般的なビジネス環境において、最もバランスが良いとされる推奨値を以下に記す。
推奨される数値基準（A4サイズ基準）
- 標準的な配布資料（綴じなし）：
余白（上下左右）各 25mm ～ 30mm ＋とじ代0mm。 - 事務用書類（2穴パンチ/ホッチキス）：
余白（上下左右）20mm ＋とじ代10mm。 - 厚手の報告書・論文（製本テープ使用）：
余白（上下左右）20mm ＋とじ代15mm ～ 20mm。
最新バージョンにおける互換性と注意点
- 対象バージョン： 以上の手順は Microsoft 365、Word 2024、Word 2021 で共通して動作する。Word for the web（ブラウザ版）では「とじ代」の詳細設定に制限があるため、最終調整は必ずデスクトップ版アプリで行うこと。
- レイアウトの固定： 余白やとじ代を変更すると、1行の文字数が自動的に変わる。これを防ぎたい場合は、先に余白を確定させてから、
文字数と行数タブで「文字数と行数を指定する」にチェックを入れ、数値を固定する順序が鉄則である。 - 「印刷できない範囲」のエラー解決： 余白を極端に狭く設定し、
OKを押した際に警告が出た場合は、迷わず修正ボタンをクリックせよ。Wordがプリンタードライバーから「物理的な非印字領域」を読み取り、欠落が生じない最小値へ自動調整してくれる。
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3. プロが実践するWordの「高度なページ制御術」
単なる全ページ一括設定では対応できない複雑な文書、例えば「表紙だけ余白をなくしたい」「特定のページだけ図解のために余白を広げたい」といった場合には、「セクション区切り」の活用が不可欠だ。2026年現在のWord環境において、レイアウト崩れを起こさずに特定ページを制御する手順を解説する。
「セクション区切り」による個別余白設定
- 余白設定を変更したいページの直前にカーソルを置く。
レイアウトタブ ＞区切り＞セクション区切り：次のページから開始を選択する。- 新しく作成されたセクション内で、再度「ページ設定」ダイアログを開き、そのセクション専用の余白数値を入力する。
- 設定項目の下部にある
設定対象(対象範囲)が「このセクション」になっていることを確認してOKを押す。
これにより、表紙は余白ゼロのフルデザイン、本文は「とじ代」ありの製本レイアウトといった、一貫性のあるプロ仕様の文書構造を構築できる。
PDF書き出し時の最終チェック
Word上で「見開き余白」を設定してPDFとして保存（エクスポート）した場合、Adobe Acrobat等のビューアーで「見開き表示」にすると、正確に綴じ側が広く確保されていることが確認できる。印刷前に必ず ファイル ＞ 印刷 画面の 印刷プレビュー を開き、奇数ページと偶数ページで余白が左右入れ替わっているかを視覚的に再確認せよ。この1分間の確認が、数百枚の無駄な印刷（ミスペーパー）を防ぐ最大の防御策となる。
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4. まとめ：印刷ミスを100%排除するためのチェックリスト
Word文書を美しく、そして実用的に仕上げるためには、「余白（デザイン）」と「とじ代（物理的機能）」の役割を完全に分離して考えることが不可欠である。本稿で解説した内容を整理し、確実に印刷ミスを防ぐための最終チェックリストを提示する。
- 「とじ代」を独立させているか： 左余白を増やすのではなく、専用の
とじ代欄に 10mm〜15mm の数値を入力しているか。 - 「見開き余白」が有効か： 両面印刷の場合、
複数のページ設定で見開き余白を選択し、余白が「内側・外側」表記になっているか。 - ショートカットの活用：
Alt→P→S→Pで素早く設定画面を呼び出し、設定漏れを放置していないか。 - 非印字領域の修正： 警告が出た際、
修正ボタンでプリンターの限界値に合わせているか。 - 最終プレビュー：
Ctrl+Pで、綴じ位置がページごとに交互に配置されているかを目視確認したか。
「余白」を文字通り「紙の端からの余白」として使い、「とじ代」を「製本で隠れる不可視領域」として分離して設定する。この使い分けを徹底するだけで、印刷後の「文字が隠れて読めない」という致命的なミスは100%排除できる。2026年の最新環境において、この基本をマスターすることは、あらゆるビジネスパーソンにとって必須のスキルと言えるだろう。
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